Hållbara leverantörskedjor
Pandox har en uppförandekod för affärspartners som beskriver de förväntningar som Pandox har på sina leverantörer avseende mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och anti-korruption. Uppförandekoden för affärspartners bygger på de tio principerna i FN:s Global Compact och ILO:s deklaration om grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet.
Pandox största leverantörer är företag inom byggbranschen, fastighetsförvaltning samt leverantörer av varor och tjänster till hotellverksamheten i Egen drift. Både bygg- och hotellbranschen är branscher där exploatering och utnyttjande av arbetskraft kan förekomma. Pandox kommunicerar därför tydligt sin nolltolerans mot kriminalitet, människohandel, prostitution och sexuellt utnyttjande i uppförandekoderna för medarbetare och affärspartners
samt i ett Modern Slavery Act-uttalande. Under året har inga fall av prostitution rapporterats i Egen drift.
I byggbranschen, där risken bedöms vara högst, granskar Pandox även nya och befintliga leverantörer via ett digitalt självskattningssystem. Se nästa sida för processen.
Under 2023 arbetade vi med att förstärka våra styrdokument och interna processer för att säkerställa en god process för tillbörlig aktsamhet. Arbetet baserades på den konsekvensanalys som genomfördes under 2022 av en oberoende tredje part för att identifiera, bedöma och
redovisa risker för mänskliga rättigheter både i leverantörskedjan och vår egen organisation samt vilka åtgärder som måste vidtas för att hantera dessa risker. Arbetet avgränsades för de branscher och länder inom verksamheten och värdekedjan som anses ha en högre risk inom mänskliga rättigheter.
1. Inköp och upphandling
Alla nya leverantörer i Sverige över ett visst belopp genomgår en granskning digitalt via
ett externt verktyg. Först verifieras att bolaget existerar och är aktivt, därefter screenas bolaget gentemot globala sanktionslistor. Om granskningen ger avvikande resultat avbryts upphandlingen. För godkända leverantörer genomförs en riskanalys i systemet baserad
på riskparametrar såsom bransch, land, storlek på årliga inköp samt kontraktslängd.
Medel- och högriskbolag ombeds svara på ett digitalt självskattningsformulär för att ge
Pandox ett bättre beslutsunderlag i slutskedet av upphandlingen. Under 2024 kommer omfattningen av de utvärderade leverantörerna att ökas till att omfatta hela Europa.
2. Kravställning
Alla nya leverantörer måste som en del av kontraktsvillkoren godkänna Pandox Uppförandekod för affärspartners oavsett kontraktsbelopp. Detta sker i leverantörssystemet.
3. Uppföljning
Samtliga leverantörer som identifierats ha hög eller medelhög risk under upphandlingsskedet ska inom sex månader besvara ett mer omfattande självskattningsformulär för att följa upp att de lever upp till kontraktsvillkoren. Även ett stickprov bland befintliga leverantörer med låg risk
ombeds svara på detta.
4. Leverantörsutveckling
När avvikelser uppdagas i självskattningsformulären inleds en dialog med leverantören där de får komma med förslag på åtgärdsplan. Pandox godkänner planen och följer sedan upp att beslutade åtgärder genomförs inom utsatt tid. De leverantörer som inte åtgärdar identifierade avvikelser
kan, beroende på allvarlighetsgrad, komma att få sina kontrakt uppsagda. Inga leverantörer behövde sägas upp under 2023.
5. Platsbesök
Under 2023 har inga av de självskattade leverantörerna identifierat allvarliga avvikelser. Skulle detta ske ska leverantörerna inspekteras på plats av en oberoende, extern part.
Undantag
Leverantörer kan ges undantag från processen ovan om särskilda omständigheter råder, exempelvis om det enbart finns en leverantör av ett visst material på marknaden. Undantag får endast beviljas av inköpsrådet med representanter från ledningsgruppen och varje enskilt fall ska dokumenteras och arkiveras. Inget fall eskalerades till rådet under 2023.